Электронный документооборот и его преимущества

Так как документы в последнее время обрабатываются при помощи компьютера, то в обиход вошло слово электронный документооборот. Он ничем практически не отличается от обычного делопроизводства. Только документы могут храниться на электронных носителях и информация отправляются по электронной почте. Необходимо соблюдать все правила по защите от несанкционированному доступу, иначе может быть утрачена коммерческая или даже государственная тайна.
Чем хорош электронный документооборот
• Он позволяет улучшить управление за счета автоматизации контроля;
• Позволяет накопить и систематизировать всю информацию, которую создал каждый сотрудник;
• При желании можно протоколировать деятельность всей организации в целом, видеть успехи и слабые места;
• При помощи документооборота происходит оптимизация бизнес процессов, а также контроля над их выполнением;
• Уменьшается бумажный документооборот, а значит и издержки предприятия;
• Нет необходимости хранить большое количество бумажных дел, ведь архивировать электронный документооборот намного проще.
Также идет контроль переписки с клиентами, поставщиками, партнерами по бизнесу. Это позволяет отслеживать наиболее выгодные связи и не утрачивать их при переходе того или иного сотрудника на другое место работы.
Преимуществ у электронного документооборота на самом деле много:
1. Это экономия времени на поиски и невозможность утраты нужной информации;
2. Нет нужды использовать дополнительную технику и места для архивов, все храниться, и уничтожается по заданным срокам давности;
3. Повышается контроль над работой сотрудников. Видно кто работал над файлом, кто его корректировал и кто открывал последним.
4. Централизованное управление взаимоотношения с клиентами позволяет отслеживать работу организации с другими субъектами.
5. Повышается безопасность хранения и использования информации;
6. Снижение затрат на распечатку, пересылку бумаг.
7. Оптимизация в работе освобождает сотрудникам время для другой необходимой деятельности, что позволяет выйти на новый уровень в бизнесе.
8. Сотрудники могут работать с документами, даже находясь вне офиса удаленно. Нет нужды ждать, когда необходимый документ придет по почте с другого офиса.
Именно поэтому каждое предприятие и организация стараются как можно быстрее внедрить свой электронный документооборот, чтобы облегчить работу сотрудников и повысить производительность труда. Кроме этого – это прямой успех к улучшению бизнес процессов.