Авансовый отчет в зарубежной валюте

Российское бухгалтерское и налоговое законодательство обязывает все расходы командированных заграницу работников переводить из иностранной валюты в рубли по курсу ЦБ РФ. Ввиду нестабильности курса рубля составление авансовых отчетов становится проблемой из-за образования курсовых разниц в момент возмещения затрат бухгалтерией.
Рассмотрим, как можно оплатить расходы в иностранной валюте и отчитаться по ним:

1. Если работник получил аванс наличными в рублях, то он подтверждает обмен рублей на зарубежную валюту справкой с указанным курсом перевода.
2. В случае выдачи сотруднику аванса в рублях переводом на его личную банковскую карту, он предъявляет выписки по карте, и бухгалтером учитываются расходы по соответствующим курсам. Если выписки не предоставляются, расходы учитываются по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета.
3. Аналогичные правила действуют, когда расходы возмещаются по возвращению работника: оплата расходов по курсу ЦБ РФ или согласно документам, подтверждающим, что использовался другой курс.
4. В случае оплаты расходов корпоративной картой организации, сотрудник при себе должен иметь расходные документы, чеки и квитанции банкоматов. Затраты ему не возмещают, поскольку они уже оплачены. Такой вариант удобен для бухгалтера, так как он просто переводит нужную сумму на карту.

Однако, работником во время деловой поездки может быть потрачено по этой карте больше, и данная сумма не внесена в авансовый отчет в иностранной валюте. Чтобы обойти такие ситуации, на каждой корпоративной карте следует установить лимит на использование денежных средств сотрудником. Также необходимо в строгом порядке контролировать поступление в бухгалтерию соответствующих документов по расходам.

Во избежание переплат, возникающих по причине колебания курсов, разумно внести некоторые дополнения в положение о командировках. Например, можно обязать работника производить оплату расходов в иностранной валюте исключительно денежными средствами, находящимися на корпоративной карте.

У бухгалтера под контролем всегда будут реальные расходы сотрудника. Если же такой карты нет, можно внести перечень документов, обязательных к предоставлению работником после поездки в загранкомандировку.