Правила хранения документов для законопослушного бизнеса

Все бумаги, которые образуются в процессе деятельности той или иной компании, можно условно разделить на три типа:

• не подлежащие хранению;
• подлежащие хранению;
• подлежащие не только хранению, но и последующей передаче в государственные архивные организации.

Разберемся подробнее в отличиях этих трех групп.

Бумаги, которые не требуется хранить

Оговоримся в начале, что речь не идет о том, чтобы сразу же взять и выкинуть все, что не подлежит хранению. Но важно понимать, что в большом количестве случаев закон не требует обязательного сбережения документов. При этом при желании, вы можете отдельно складировать их, если считаете это целесообразным для вашей компании.

Хранить их лучше всего отдельно, чтобы, если вы однажды решите избавиться от данных бумаг, сделать это было проще.

Каким образом происходит уничтожение документов? Данный вопрос вы решаете самостоятельно. Можете просто вынести все на помойку, хотя это не самый лучший и небезопасный вариант, а можете заказать уничтожение профессионалам. В этом случае они измельчат все ваши листы и отправят их на переработку.

То, что подлежит хранению

По закону ряд документов необходимо хранить определенное количество времени. Разберитесь, что именно закон говорит о вашем виде деятельности и приступайте.

Для лучшей сохранности рекомендуем не просто создавать архивы, а отправлять документы в архивохранилище . Такие помещения специально разработаны для обозначенных целей, имеют системы охранной и пожарной сигнализации, профессиональную мебель, защищающуюю бумаги от насекомых, и даже климат-контроль.

Разумеется, при необходимости вы получите доступ к любым бумагам, что делает работу с хранилищем еще более удобной.

То, что нужно хранить еще дольше

Но самыми ответственными моментами являются те, когда интерес к вашим бумагам имеет государство. Речь идет о том, когда часть бумаг требуется сдать в государственные архивы. Например, такое случается при ликвидации компании.

В этом случае требуется обязательная подготовка документов к архивному хранению и создание ряда сопроводительных документов.

Можно провести все эти процедуры самостоятельно, а можно доверить эту работу профессионалам, которые сделают все быстро и качественно, со строгим соблюдением буквы закона. Архив в том или ином виде — серьёзное и ответственное дело, поэтому относитесь к этим работам соответственно.